Noyé dans vos données ?!
Saviez-vous qu’il y a un siècle environ, le record d’un voilier pour traverser l’Atlantique était de 12 jours ? Aujourd’hui, les paquebots les plus rapides le font en 3 jours et demi ! Vous devez penser « Mais quel est le lien avec la difficulté, au 21ème siècle, à gérer ses données ? » LA RAPIDITÉ ! Grâce aux progrès technologiques, un bateau manœuvre bien plus rapidement qu’auparavant. Il en est de même avec l’information.
Circulant de plus en plus en vite, sa durée de transmission a passé de plusieurs jours à quelques fractions de secondes. A l’ère du Big Data, il est donc devenu indispensable d’avoir une nouvelle manière de travailler et de gérer l’ensemble de son entreprise. En effet, depuis la création du micro-processeur, l’ordinateur simplifie le quotidien, tant dans la sphère privée que professionnelle. Mais depuis quelques décennies, le monde fait face à une nouvelle dimension: Internet ! Ce World Wide Web brise toute barrière géographique et temporelle. Nous sommes en mesure de communiquer au monde entier, immédiatement, depuis partout et n’importe quand. Cependant, un flot incessant d’informations surcharge actuellement, individus, foyers et entreprises.
Face à ce réseau toujours plus grand, rapide et complexe, il y a deux options : se faire submerger ou surfer sur la vague ! La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de maîtriser ce volume exponentiel de données, d’en exploiter le potentiel et d’en tirer de grands avantages!
Evolution du système d’information
Au fil de l’Histoire, nos modes de communication se sont transformés. Auparavant, une information était transmise de manière simple et fonctionnelle. Aujourd’hui, suite à l’évolution technologique, la diffusion d’information est bien plus rapide et efficace. Gérer ses données est même devenu une science qui s’apprend !
Dans l’Antiquité, le seul moyen de communiquer était le déplacement. Un récit bien connu raconte d’ailleurs qu’un messager parcourut une distance d’environ 42 km séparant Athènes de Marathon, pour annoncer la victoire des Grecs sur les Perses. Cette fameuse course démontre la difficulté de l’époque pour délivrer un message !
Dès la Renaissance, l’invention de Gutenberg marque un tournant historique : la presse. L’imprimerie permit de diffuser des textes à plus grande échelle, au travers de publications de journaux, livres et communiqués. La population a dès lors accès à l’information, mais également à une éducation plus facilement accessible.
Puis à l’époque moderne, le téléphone et la télégraphie ouvrent la voie à la télécommunication, simplifiant ainsi les interactions à distance. Avec le développement de la radio et de la télévision, les foyers peuvent suivre de nombreux programmes informatifs et éducatifs. Ce progrès marque surtout le début d’une nouvelle ère, celle du divertissement.
Et dès la fin du 20ème siècle, le développement des possibilités au travers d’Internet ne cesse de croître. La transmission d’information est facilitée, instantanée, intuitive et collaborative. Les flux d’échange augmentent quotidiennement dans le monde entier. Mais comme dans tout progrès, cela génère également une nouvelle complexité : la transformation de ce volume de données, à l’état brut, en une information organisée et utilisable.
Un défi pour les dirigeants
Du bouche-à-oreille aux médias sociaux, il y a de quoi être totalement perdu. Alors qu’avant, il n’y avait qu’une seule information qui transitait d’une personne à une autre, de manière très claire, nous voilà aujourd’hui confrontés à un flot d’informations imposant et souvent compliqué. Ce passage d’un monde réel à un monde virtuel, nous oblige à revoir notre manière de considérer les interactions sociales, mais surtout la façon de gérer ses données. Comme l’a dit Bill Gates: « Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise. » Donc peu importe votre taille, label ou marque…Ce qui fait la différence, c’est votre capacité d’analyse et vitesse de réaction ! A l’image du paquebot qui manœuvre plus rapidement, grâce aux progrès technologiques, vous pouvez également maximiser la conduite de votre PME en exploitant vos données. Un patron est comme un capitaine de navire, qui ne part pas en mer sans s’y être préparé. Pour atteindre sa destination, il :
- étudie premièrement les eaux dans lesquelles il s’embarque et définit sa voie en fonction des mers
- choisit son bateau, l’équipement et l’équipage dont il aura besoin, selon le voyage qui l’attend
- vérifie ses outils de mesure tout au long de son parcours et adapte sa trajectoire
Dans cette société qui évolue si vite, un patron doit savoir pourquoi, comment et où aller. Il doit être en mesure d’anticiper, de s’adapter et d’amorcer tout changement nécessaire pour assurer sa pérennité. Et aujourd’hui, tout passe par les données.
Bases de la gestion de données
Connaître son environnement
Le Big Data est un océan de données. Tout comme l’eau, il est impossible d’en comprendre l’étendue, de contenir son volume, ni d’arrêter son cours. Par contre, il est possible d’en connaître les caractéristiques. Chaque entreprise traite des données différentes suivant son domaine d’activité, sa clientèle ou ses produits et services. Plus vous connaissez votre contexte, mieux vous pouvez le maîtriser! Si vous savez où et quoi chercher, vous êtes bien plus efficace dans la gestion de vos informations.
Guider son embarcation
Le système d’information (SI) est le support qui véhicule vos données. A l’ère du numérique, il est devenu la pièce centrale qui orchestre l’ensemble, collecte, analyse, transmet et stocke toute information. Le SI de votre entreprise doit être adapté à vos besoins, taille et projets. Plus vous alignez votre infrastructure, mieux vous pouvez l’exploiter ! Si vous savez comment et avec quoi traiter vos informations, vous êtes bien plus cohérent dans vos prises de décisions.
Orienter ses voiles
En tant que patron ou chef de secteur, vous guidez votre équipage dans chaque mission. Mais lorsqu’il y a des vagues, des tempêtes ou des incidents qui vous obligent à modifier votre parcours, avez-vous un tableau de bord vous le signalant ? Il est votre meilleur allié pour garder le cap tout en étant capable de réagir aux changements qui surviennent. Plus vous pilotez vos informations, mieux vous pouvez gouverner ! Si vous savez quand et vers quoi vous diriger, vous êtes bien plus réactif dans votre management.
Avec quoi gérer ses données ?
Existe-il un outil idéal pour gérer les données d’une PME ? Bien que la puissance ou la qualité d’un logiciel influence le traitement de l’information, il ne suffit pas simplement d’installer un nouveau programme dans votre système. Ce n’est finalement qu’un contenant… C’est le contenu qui est déterminant ! Chaque rapport doit s’adapter à votre réalité et être au service de l’entreprise, et non l’inverse… Avant même de le créer, il est crucial de se poser les bonnes questions pour qu’il synchronise les données dont vous avez réellement besoin pour avancer ! Pour cela, il est nécessaire d’avoir une :
Boussole : Pour savoir où vous allez, votre MISSION est la boussole qui vous guide vers la destination à atteindre. Gardant votre plan stratégique en tête, imaginez toutes les données que vous devriez avoir pour le mener à terme. Définissez vos besoins.
Carte : Pour savoir par où passer, votre STRUCTURE D’ENTREPRISE est la carte qui vous informe sur la route à prendre. Connaissant précisément vos besoins, visualisez où se trouvent les données, comment et quand les récolter. Délimitez votre cadre.
Balise : Pour savoir quand changer de direction, vos KPI sont les balises qui vous avertissent des dangers à éviter. Sachant clairement vos objectifs, évaluez à partir de quel moment vos jauges doivent passer au rouge. Déterminez vos limites.
Un plus pour les entreprises
De nombreuses technologies de l’information et de la communication existent aujourd’hui et ne cessent d’évoluer ! Vos clients les utilisent au quotidien pour acheter, interagir et se divertir. Plus que jamais, votre PME a besoin de les intégrer afin de :
- Traiter les données rapidement
- Réduire la charge administrative
- Créer un système de communication efficace
- Prendre des décisions sur la base d’indications cohérentes