Gérer ses mandats

Surchargé de tâches?!

Gérer ses mandats peut aboutir à une liste de tâche interminable ! Des post-it qui recouvrent votre bureau, des notes qui n’en finissent plus, des rappels qui sonnent sur votre portable, des mémos imprimés dans votre cerveau… Les aiguilles de votre montre avancent plus vite que le nombre de cases que vous cochez. Encore une journée qui se termine avec une liste inachevée. « Demain, c’est sûr, je me mettrai au travail à l’aube pour attaquer toutes ces tâches et cette fois, j’y arriverai ! » Mais le lendemain, une séance sans fin avec les collaborateurs, un imprévu dans une livraison, un client mécontent, un employé absent, un trou dans le budget… et la liste attendra !

Dans une PME, ce scénario se produit au moins une fois, tant pour les employés que pour les patrons et managers. Cela fait partie de la gestion des imprévus, ce qui est tout à fait normal ! Cependant, plus la liste s’allonge, plus le stress augmente et devient un réel problème. De nos jours, il est malheureusement de plus en plus difficile de gérer ses mandats sans être surchargé. Pourtant, notre société bénéficie de nombreux outils qui nous simplifient le quotidien et nous font gagner du temps. Alors pourquoi sommes-nous si débordés ?

De la To Do List au projet

Pour organiser ses tâches, il ne suffit pas simplement d’acquérir les dernières innovations, il est premièrement indispensable d’instaurer de nouvelles habitudes:

1. Changer le raisonnement
   La mentalité « to do list » est d’exécuter le maximum de tâches en une journée. Cette façon de procéder est souvent frustrante et limitante… pensez en mode projet. Contrairement aux tâches, le projet est une succession d’actions qui prend place au cœur d’une stratégie bien plus grande que soi-même. De par sa nature, il s’inscrit dans le contexte global de l’entreprise. Il ne s’agit donc plus d’arriver au bout de sa liste de tâches, mais de contribuer au succès de l’entreprise.
2. Faire le tri
   Plutôt que de passer plus de temps et d’énergie à abattre toutes ses tâches, raccourcissez votre liste. C’est un moyen bien plus rapide et efficace. Laissez-y seulement les tâches simples, uniques, sans échéance et dont vous n’êtes dépendant de rien ni personne pour l’exécuter. Vous verrez à quel point cette liste devient très courte… A la fin de la journée, soit ces tâches auront toutes été accomplies, soit elles n’auront plus autant d’importance et pourront être reportées au lendemain, sans aucun stress. Vous pourrez rentrer à la maison, en toute sérénité.
3. Organiser le travail
   Que deviennent les actions qui s’accumulaient avant sur votre « to do list » ? Pour les tâches qui requièrent des délais, des ressources ou qui sont complexes, démarrez une gestion de projet. Les bases de la planification peuvent être appliquée tous les jours et pas uniquement lorsqu’il y a des idées novatrices à mettre en place. Au démarrage, cette façon de gérer ses mandats requiert une certaine réorganisation, du temps et de la réflexion. Mais contrairement à la simple gestion de tâches, la gestion de projet simplifiera vos journées sur le long terme !

De l’atelier à l’usine intelligente

D’ailleurs, le XXème siècle a déjà marqué un tournant considérable à ce sujet ! A cette époque, alors que l’artisanat cède sa place à l’industrie, la notion de coût, de tâche et de temps devient un élément central à la production. Des pionniers initient de nouveaux schémas d’organisation, instaurant ainsi un fonctionnement plus cohérent, rentable et efficient :

Taylor : précurseur de l’organisation scientifique du travail, sa méthode a pour objectif l’augmentation du rendement. Les ouvriers ont désormais des tâches spécifiques à effectuer, dans un laps de temps défini et une méthodologie bien précise. L’industrie commence à gérer ses ressources.

Ford : créateur du travail à la chaîne, il a pour vision la réduction des prix afin d’offrir sur le marché une automobile accessible à tous. En développant la ligne d’assemblage, le produit passe ainsi d’un poste de travail à un autre, en fonction des étapes de production et des compétences requises. L’industrie commence à gérer ses coûts.

Fayol : initiateur des sciences de gestion, la productivité est au cœur de ses recherches. Avec son concept novateur, les patrons ont à disposition une ligne de conduite de leur entreprise, de la projection à la clôture des affaires. L’industrie commence à gérer ses mandats.

Aujourd’hui, nous sommes héritiers de toutes ces réformes. La production en série et l’introduction de principes de management a complètement révolutionné le système économique. C’est l’émergence de l’offre et de la demande, donnant naissance à une société de consommation. De plus, la 3ème révolution industrielle a aussi apporté son lot de changement. En moins de 50 ans, l’informatique a bouleversé les codes, créant une disruption sans précédant. Du Web 1.0 au 4.0, nous passons d’un réseau statique à un réseau intelligent, obligeant les entreprises à s’adapter à un monde toujours plus virtuel.

Gérer ses mandats aujourd’hui

Un plus pour les entreprises

Au XXIème siècle, la gestion de projet a dès lors toute sa place. Aborder son quotidien en automatisant, coordonnant et planifiant ses tâches a de nombreux avantages, non seulement pour l’entreprise, mais également pour vous-même. Plus que jamais, votre PME a besoin de gérer ses mandats afin de :

• Économiser du temps
• Diminuer le stress
• Gagner en efficacité
• Réduire la charge