Une crise historique pour la société !
En Suisse, nous parlons depuis plusieurs années de la transformation d’entreprise, comme quelque chose à mettre en place une fois, quand nous aurons le temps, l’argent ou l’obligation. Aujourd’hui, face à l’actualité de notre pays, nous sommes tous dans l’urgence ! En un weekend, les familles ont dû se réorganiser et les entreprises se restructurer. Gestion à distance et télétravail sont le mot d’ordre dans notre pays et ce chamboulement suscite de nombreux questionnements. Pour les TPE/PME et les indépendants, qui constituent la majorité des entreprises suisses, les mêmes incertitudes surgissent en ce moment… Vais-je réussir à traverser cette crise ? Est-ce que ma société va résister ? Quels choix faire concernant mon travail, mes employés, mes clients ? Avec les mesures prises par la Confédération, il n’y a pas que la progression du coronavirus qui est stoppée, mais également la croissance de la plupart des business.
Confinés dans nos maisons, il y a alors deux possibilités : laisser le doute et la peur s’installer ou saisir l’occasion de faire progresser nos entreprises, malgré tout ! Différemment, certes, mais l’histoire nous démontre qu’à chaque grand bouleversement, le monde a toujours su rebondir, innover et créer de nouvelles opportunités !
La révolution de la gestion à distance
Le monde est en perpétuelle évolution créant ainsi de nombreux changements de paradigme. Aujourd’hui, ce processus est accéléré par la crise sanitaire à laquelle nous sommes confrontés. Mais coronavirus ou pas, dans tous les cas, les entreprises doivent tendre à une gestion à distance. Pourquoi ? C’est la suite logique de l’histoire de l’industrie :
En 1765, grâce à la découverte du charbon, Watt crée la première machine à vapeur. Le développement de la mécanique et la création du réseau de chemins de fer donnent naissance à l’industrialisation et à l’urbanisation. C’est la 1ère révolution industrielle.
En 1870, c’est au tour de l’électricité de révolutionner le monde. Puis Bell invente le téléphone, innovant ainsi la télécommunication et Edison l’ampoule électrique, offrant l’éclairage à la société. Ensuite, le moteur automobile créé par Benz et la construction du réseau routier ouvrent la voie à la commercialisation. C’est la 2ème révolution industrielle.
En 1969, le microprocesseur fait son entrée grâce à l’ingéniosité de Hoff et Faggin. Les premiers ordinateurs personnels prennent place dans les foyers et les entreprises intègrent l’informatique au centre de leur stratégie. La disruption économique et sociale en découlant, modifie considérablement la manière de penser, de faire et de travailler. C’est la 3ème révolution industrielle.
Aujourd’hui, avec Internet, nous découvrons une dimension virtuelle, cassant toutes barrières temporelles et spatiales. En moins de 50 ans, l’évolution du Web a complètement bouleversé la sphère privée et professionnelle. Nous sommes passés d’un réseau simple à un réseau puissant, mais complexe, décuplant de manière exponentielle le volume, la cadence et la rapidité des interactions. Nous sommes à l’aube d’une nouvelle révolution et la gestion à distance en est un des éléments majeurs.
Un défi pour les PME aujourd’hui
De la 1ère à la 3ème révolution, les modèles d’entreprises se sont toujours transformés en conséquence. La production mécanisée a intégré le travail à la chaîne, conceptualisé par Henry Ford, et s’est automatisée au fil du temps. Puis, les sciences de gestion et d’organisation du travail, initiées par Taylor et Fayol, ont progressé vers l’économie d’entreprise et le management.
Aujourd’hui, suite à l’explosion des nouvelles technologies et l’augmentation de l’usage IT dans les foyers, les canaux de communication habituels ont cédés leur place au plus grand réseau mondial virtuel. Ayant désormais accès à tout, tout de suite, depuis partout, les habitudes de la société ont considérablement changé entre le XXème et le XXIème siècle. Sur le plan économique, une transformation s’opère, plaçant le client au cœur de la stratégie.
A l’ère digitale, il y a lieu d’intégrer de nouveaux outils informatiques, mais surtout de nouvelles manières de concevoir l’entreprise. La gestion à distance ne se limite pas à un accès Internet, elle modifie la façon de planifier son travail, transmettre ses informations et organiser ses dossiers.
Les enjeux de la gestion à distance
Planification
Sur le plan commercial, la projection des mandats en cours est d’autant plus importante lors de travail à distance. La liste de tâches devient alors un projet qui peut être délégué selon les priorités, compétences et disponibilités de l’ensemble du personnel. Mais lorsque l’entreprise se démantèle, il ne suffit pas de fixer des dates dans un planning. Pour tout patron, il est vital de déterminer par qui le travail est fait et de s’assurer que la charge soit réalisable ; c’est la gestion des rôles.
Communication
Sur le plan technique, la virtualisation des données va de pair avec la distanciation sociale. Les notes informatives transitent désormais par un canal virtuel, sans contact direct entre les différents secteurs. Mais lorsque l’information se dématérialise, il ne suffit pas de télécharger des données dans un nuage. En tant que dirigeant, il est nécessaire de savoir où se trouvent les renseignements et de vérifier que les instructions soient transmises ; c’est la gestion des flux.
Administration
Sur le plan pratique, la numérisation des documents est donc un passage obligé en cas de télétravail. Le papier physique donne sa place au dossier numérisé, pouvant ainsi être accessible par tous, depuis partout. Mais lorsque le secrétariat se délocalise, il ne suffit pas seulement de scanner des feuilles dans une machine. Il est de la responsabilité de tout directeur, de déterminer comment les actions sont exécutées et de contrôler que les opérations soit clôturées ; c’est la gestion des processus.
Un ajustement pour les patrons
En plein confinement, votre PME n’a pas d’autre choix que d’instaurer une gestion à distance. Mais comment procéder dans l’urgence ? Bien que ce projet soit laborieux, il est possible de le mettre en place un pas après l’autre. Premièrement, avec des prototypes simples pour faire rapidement face à la situation de crise. Puis, en retravaillant sur ces ébauches, il en ressortira un concept global et solide, sur lequel vous pourrez vous appuyer à long terme et assurer votre pérennité dans ce monde en constante évolution !
Prévoir : Dans la projection d’une solution, il y a toujours une part d’inconnu à accepter. En créant des diagrammes synoptiques, tels que Gantt, PERT et BPM vous arriverez à définir une organisation du travail et des ressources sur la base de critères quantifiables et qualifiables, avec une marge pour les imprévus. Puis, associés à une plateforme collaborative sur un serveur distant, vous débutez le management à distance !
Piloter : Dans la direction d’entreprise, il y a toujours des décisions à prendre. En établissant des rapports visuels, comme une cartographie des flux, une carte heuristique ou un tableau de bord, vous pourrez synthétiser toutes les informations nécessaires et utiles selon des indicateurs pertinents. Ensuite, en partageant cette base de donnée sur un cloud, vous initiez la gouvernance à distance !
Procéder : Dans l’exécution du travail, il y a toujours une infrastructure à organiser. En investissant dans des progiciels intégrés, tels qu’un ERP et CRM, vous assurez un suivi administratif et commercial avec des procédures claires et précises. Cumulé à une base documentaire numérisée au travers d’une GED, vous optimisez votre gestion opérationnelle à distance !
Une transformation pour les PME
Ces derniers jours vous ont donné un aperçu du changement à opérer au cœur de votre PME et cela peut donner le vertige ! Actuellement, vous n’avez peut-être pas toutes les solutions en mains, mais cette transition vaut la peine d’être engagée ! Non seulement à cause de la crise sanitaire actuelle, mais également parce que le XXIème siècle est témoin d’une importante disruption. Vous y êtes contraints aujourd’hui, mais peut-être que c’est l’occasion de développer votre business dans une voie que vous n’auriez même pas imaginée hier !
A l’ère digitale, votre PME a plus que jamais besoin de
- Compter sur des outils de gestion collaboratifs
- S’appuyer sur des processus transversaux
- Miser sur une gouvernance efficiente